A més a més de les mesures anticovid establertes per les autoritats sanitàries, en un esdeveniment, si volem augmentar la sensació de seguretat i per tant la confiança dels assistents, és necessari anar més enllà.
L’objectiu d’un esdeveniment és compartir moments amb les persones que hi assisteixen, conèixer les noves propostes dels organitzadors i ampliar la xarxa de contactes.
Per tant s’ha de tenir en compte les diferents situacions i llocs on els participants interactuaran, d’aquesta manera els podrem rebre amb la màxima de seguretat possible.
Quines mesures anticovid aplicar durant
l’ esdeveniment?
Com a organitzadors hem de tenir clares quatre premisses principals que ens ajudaran a crear els nostres propis protocols de seguretat sanitària:
- Distanciament social
- Neteja exhaustiva
- Mínima decoració
- Ventilació constant
Si tenim clars que aquests quatre punts principals, la resta és qüestió de tenir ben controlats tots els moviments dels convidats.
I aquest és el repte més gran, tenir-ho tot mesurat per que es compleixin les quatre premisses en tot moment i elevar-les al més mínim detall.
A continuació us deixem uns quants suggeriments per tal que pugueu organitzar un esdeveniment amb unes mesures anticovid infalibles i feu sentir més que segurs als vostres convidats.
Durant la recepció
En aquest primer pas, és molt important obtenir les dades de tots els assistents per fer un rastreig en cas que es donés algun cas de Covid. També mantenir els assistents en grups reduïts.
Distanciament social
- Fer arribar als assistents en diferents franges horàries, evita aglomeracions a l’entrada i al guarda-roba.
- Si s’han planificat grups de treball és bo fer-los arribar junts.
- Tenir una persona per organitzar la cua i que vetlli perquè es respectin els 2 m de distància pot ser bona idea.
- Al moment del check-in no hi ha d’haver més d’una persona per taulell i la recepcionista ha d’estar protegida per mampares.
Neteja exhaustiva
- Tenir catifes anticovid a l’entrada, el virus també s’enganxa a les nostres soles, no ho oblidem.
- Gel hidroalcohòlic en dispensadors de pedal, així ningú ha de tocar res.
- Presa de temperatura.
- És molt recomanable tenir el procés de check-in digitalitzat per tal de no haver d’intercanviar documents ni bolígrafs.
- Si es donen materials formatius que estiguin totalment segellats.
- Tenir un aparell amb raigs ultraviolat per a desinfectar documents en cas que sigui necessari.
- Es poden regalar mascaretes transparents als assistents que deixen veure l’expressió facial i faciliten molt la comunicació.
Mínima decoració
- Eliminar fulletons, obsequis de benvinguda o altres objectes.
- Eliminar taules amb faldons o peces de roba sobre els taulells. S’ha de poder higienitzar després del check-in de cada client.
- Eliminar decoracions com gerros amb flors o cistellets amb targetes, caramels o qualsevol altra cosa que impliqui contacte.
Ventilació
- Fer el check-in el mes a prop de la porta possible, tenir les portes obertes i si el temps ho permet crear la cua d’espera a l’exterior de l’edifici.
Durant l’esdeveniment
En general, la tendència va cap a esdeveniments de menys durada per reduir el temps d’exposició i risc de contagi.
Aquesta seria una de les mesures anticovid bàsiques en un esdeveniment.
Això vol dir que tot haurà d’estar pensat per transcórrer amb molta fluïdesa i per aprofitar bé el temps.
Distanciament social
- Si l’arribada ha estat escalonada, la dinàmica de l’esdeveniment també es pot plantejar de la mateixa manera. No te sentit fer arribar els participants a poc a poc i llavors que hagin d’esperar a tota la resta en una sala a 2 metres de distància dels altres companys.
- Per tant si a cada franja horària ja arriben agrupats, un cop dins ja poden començar l’activitat: amb grups reduïts es pot treballar en sales petites on es respecti la distància de seguretat, però que a la vegada, convidin a interactuar.
- És importar evitar temps morts on els assistents tendeixin a fer rotllanes
Neteja exhaustiva
- Els d’equips de radiació ultraviolat, si s’utilitzen amb mesura donen bons resultats.
- Als banys és important extremar les mesures d’higiene desinfectant contínuament, panys de portes, inodors, zona de rentamans…
- Entre urinaris es poden instal.lar mampares
- I…molt important! Les papereres que tinguin tapa i pedals.
Mínima decoració
- Seguim amb el mateix que al check-in: intentar que els materials escrits estiguin el màxim de digitalitzats possible.
- Si es donen eines o materials de treball que siguin individualitzats, no es poden compartir objectes entre participants
- En cas que no es pugui evitar, dóna una imatge molt professional tenir aparells de raigs ultraviolat per desinfectar objectes
Ventilació
- Després que cada grup surti d’una sala, ventilar- la a conciencia, desinfectar i esperar uns 15 minuts abans que entri el proper.
- Finestres obertes durant l’activitat
- En cas que no es pugui, es recomana instal.lar purificadors d’aire.
Durant el dinar
Aquest és un moment delicat, ja que ens solem relaxar i el que volem és gaudir de l’àpat i de la companyia.
Per això, com a organitzadors hem de seguir donant exemple de bones pràctiques i guiar encara més als assistents, en allò que poden fer i el que no.
Distanciament social
- Fer entrar els convidats de forma escalonada i dirigits per un cambrer fins a la taula.
- Respectar la bombolla dels grups de treball que hi ha hagut durant l’acte i explicar-los que es per facilitar el rastreig en cas de contagi.
- No servir res fins que tothom sigui a lloc.
- Eliminar el còctel previ i la barra lliure i servir aperitius i copes a la taula
- Eliminar bufets lliures per evitar que la gent es barregi.
- Demanar-los que entre mos i mós es posin la mascareta transparent.
Neteja exhaustiva
- Els cobert es duran amb els plats i es retiraran després de cada plat.
- Deixar només les copes, gots i estris imprescindibles per cada plat.
- No deixar res per compartir sobre la taula.
- Que els plats surtin muntats de cuina. Allò tan bonic que et serveixin al moment no es podrà fer par tal de respectar la distància de seguretat.
Mínima decoració
- Eliminar centres de taula, cendrers, targetes amb el nom. És a dir tot allò que sigui susceptible de ser tocat.
Ventilació
- Si el temps ho permet l’ideal és fer l’àpat a l’exterior o sota una carpa.
- En cas que no ho permeti, les indicacions són les de finestres obertes o purificadors d’aire.
Mesures anticovid definitives perquè tornin els esdeveniments.
En aquests moments vàries empreses d’esdeveniments, Fira de Barcelona i Barcelona Convention Bureau, amb el suport de la Cambra de Comerç de Barcelona acaben de presentar el Pla d’Acció de retorn dels Esdeveniments fomentant la realització de Test d’antígens Ràpid.
Aquest pla que l’han batejat amb la marca Back to Events i busca reivindicar la importància d’aquest sector pel desenvolupament econòmic.
Si es fessin aquestes proves ràpides, es podria recuperar Fira de Barcelona, alhora que s’ajuda a testar un major nombre de persones, acció que ajudaria també a controlar la pandemia.
Us deixem aquí l’enllaç perquè us hi sumeu Backtoevents.
Esperem que us sigui util aquest article i que us ajudi a millorar.
