Además de las medidas anticovid establecidas por las autoridades sanitarias , en un evento, si queremos aumentar la sensación de seguridad y por lo tanto la confianza de los asistenter, es necesario ir más allá.
El objetivo de un evento es compartir momentos con las personas que asisten, conocer las nuevas propuestas de los organizadores y ampliar la red de contactos.
Por lo tanto se tiene que tener en cuenta las diferentes situaciones y lugares donde los participantes interactuaran, de esta forma los podremos recibir con la máxima seguridad posible.
Qué medidas anticovid aplicar durante
el evento?
Como organizadores hemos de tener claras cuatro premisas principales que nos ayudaran a crear nuestros propios protocolos de seguridad sanitaria:
- Distanciamento social
- Limpieza exhaustiva
- Mínima decoración
- Ventilación constante
Si tenemos claros estos cuatro puntos principales, el resto es cuestión de tener bien controlados todos los movimientos de los invitados.
Y este es el reto más grande, tenerlo todo medido para que se cumplan las cuatro premisas en todo momento y elevarlas al más mínimo detalle.
A continuación os dejamos unas cuantas sugerencias para que podáis organizar un evento con unas medidas anticovid infalibles y hagáis sentir más que seguros a vuestros invitados.
Durante la recepción
En este primer paso, es muy importante obtener los datos de todos los asistentes para hacer un rastreo en caso de que se dé algún caso de Covid. También mantener los asistentes en grupos reducidos.
Distanciamento social
- Hacer llegar a los asistentes en diferentes franjas horarias, evitar aglomeraciones a la entrada y en el guardarropa.
- Si se han planificado grupos de trabajo es bueno hacerlos llegar juntos.
- Tener una persona para organizar la cola y que vele para que se respeten los 2m de distancia puede ser una buena idea.
- En el momento del check-in no tiene que haber más de una persona por mostrador y la recepcionista tiene que estar protegida por mamparas.
Limpieza exhaustiva
- Tener alfombras anticovid en la entrada, el virus también se pega a nuestras suelas, no lo olvidemos.
- Gel hidroalcohólico en dispensadores de pedal, así nadie tiene que tocar nada.
- Toma de temperatura.
- Es muy recomendable tener el proceso de check-in digitalizado para no tener que hacer intercambio de documentos ni bolígrafos.
- Si se dan materiales formativos que estén totalmente sellados.
- Tener un aparato con rayos ultravioletas para desinfectar documentos en caso que sea necesario.
- Se pueden regalar mascarillas transparentes a los asistentes que dejen ver la expresión facial y facilitan mucho la comunicación.
Mínima decoración
- Eliminar folletos, obsequios de bienvenida o otros objetos.
- Eliminar mesas con faldones o piezas de ropa sobre los mostradores. Se tiene que poder higienizar después del check-in de cada cliente.
- Eliminar decoraciones como jarrones con flores o cestas con tarjetas, caramelos o cualquier otra cosa que implique contacto.
Ventilación
- Hacer el check-in lo más cerca posible de la puerta, tener las puertas abiertas y si el tiempo lo permite crear la cola de espera en el exterior del edificio.
Durante el evento
En general, la tendencia va hacia eventos de menos duración para reducir el tiempo de exposición y riesgo de contagio.
Esta sería una de las medidas anticovid básicas en un evento.
Esto quiere decir que todo tendrá que estar pensado para transcurrir con mucha fluidez y para aprovechar bien el tiempo.
Distanciamento social
- Si la llegada ha sido escalonada, la dinámica del evento también se puede plantear de la misma manera. No tiene sentido hacer llegar los participantes poco a poco y que entonces se tengan que esperar a todo el resto en una sala a 2 metros de distancia de los otros compañeros.
- Por lo tanto si a cada franja horaria ya llegan agrupados, una vez dentro ya pueden empezar la actividad: con grupos reducidos se puede trabajar en salas pequeñas donde se respete la distancia de seguridad, pero a que a la vez, inviten a interactuar.
- Es importante evitar tiempos muertos donde los asistentes tiendan a hacer corros.
Limpieza exhaustiva
- Los equipos de radiación ultravioleta, si se usan don medida dan buenos resultados.
- En los baños es importante extremar las medidas de higiene desinfectando contínuamente, cerraduras de puertas , inodors, zona de lavamanos…
- Entre urinarios se pueden instalar mamparas
- I…muy importante! Las papeleras que tengan tapa y pedales.
Mínima decoración
- Seguimos con el mismo que con el check-in: intentar que los materiales escritos estén el máximo de digitalizados posibles.
- Si se dan herramientas o materiales de trabajo que sean individualizados, no se pueden compartir objetos entre participantes.
- En caso de que no se pueda evitar, da una imagen muy profesional tener aparatos de rayos ultravioleta para desinfectar objetos
Ventilación
- Después de que cada grupo salga de la sala, ventilarla a consciencia, desinfectar y esperar unos 15 minutos antes de que entre el próximo.
- Ventanas abiertas durante la actividad
- En caso de que no se pueda, se recomienda instalar purificadores de aire.
Durante la comida
Este es un momento delicado, ya que nos solemos relajar y lo que queremos es disfrutar de la comida y la compañía.
Para eso, como organizadores tenemos que seguir dando ejemplo de buenas prácticas y guiar todavía más a los asistentes, en aquello que pueden o no hacer.
Distanciamento social
- Hacer entrar a los invitados de forma escalonada y dirigidos por un camarero hasta la mesa.
- Respetar la burbuja de los grupos de trabajo que haya habido duranto el acto y explicarles que es para faciltar el rastreo en caso de contagio.
- No servir nada hasta que todos estén en su sitio.
- Eliminar el cóctel previo y la barra libre y servir aperitivos y copas en la mesa
- Eliminar bufetes libres para evitar que la gente se mezcle.
- Pedirles que entre bocado y bocado se pongan la mascarilla transparente.
Limpieza exhaustiva
- Los cubiertos se llevarán con los platos y se retirarán después de cada plato.
- Dejar solo las copas, vasos y utensilios imprescindibles para cada plato.
- No dejar nada para compartir enncima de la mesa.
- Que los platos salgan montados de la cocina. Aquello tan bonito que te sirven en el momento no se podrá hacer para respetar la distancia de seguridad.
Mínima decoración
- Eliminar centros de mesa, ceniceros, tarjetas con el nombre. Es decir todo aquello que sea susceptible de ser tocado.
Ventilación
- Si el tiempo lo permite lo ideal es hacer la comida en el exterior o debajo de una carpa.
- En caso de que no se permita, las indicaciones son las de ventanas abiertas o purificadores de aire.
Medidas anticovid definitivas para que vuelvan los eventos.
En estos momentos varias empresas de eventos, Feria de Barcelona y Barcelona Convention Bureau, con el soporte de la Cámara de Comercio de Barcelona acaban de presentar el Plan de Acción de retorno de los Eventos fomentando la realización de Tests de antígenos Rápido.
Este plan lo han bautizado con la marca Back to Events y busca reivindicar la importancia de este sector para el desarrollo económico.
Si se hicieran estas pruebas rápidas, se podría recuperar la Feria de Barcelona, a la vez que se ayuda a testar un mayor número de personas acción que ayudaría también a controlar la pandemia.
Os dejamos aquí el enlace para que os suméis a Backtoevents.
Esperamos que os haya resultado útil este artículo y que os ayude a mejorar.
