Organitzar esdeveniments sostenibles està passant de ser una moda a un deure i pot resultar més senzill del què sembla si existeix la voluntat de fer-ho.
D’altra banda, l’emergència climàtica que vivim en aquest moments, hauria de ser suficient perquè les empreses deixin de veure la sostenibilitat com una tendència, per començar a veure-la com una aposta clara de futur.
Per naturalesa un esdeveniment concentra un elevat nombre de persones, en un mateix espai i en un període curt de temps.
La seva organització comporta un gran consum de recursos energètics i alimentaris, un elevat nombre de desplaçaments, suposa una invasió per l’entorn on se celebra i un gran esforç de comunicació.
Per tots aquests motius, s’estima que és un dels sectors que més impacte negatiu genera.
El repte més gran al que s’enfronta una empresa a l’hora d’organitzar un esdeveniment sostenible és arribar al mateix nivell de satisfacció, disminuint el consum de recursos.
Què són els esdeveniments sostenibles?
El 1987 l’informe Brundtland va definir el desenvolupament sostenible com
“aquell que garanteix les necessitats de les generacions actuals, sense comprometre les possibilitats de desenvolupament de les generacions futures, per satisfer les seves pròpies”
I posem en negreta “per satisfer les seves pròpies”, perquè és on està la clau de tot.
Són reals les necessitats que tenim, o estan sobredimensionades?
Estem acostumats que un esdeveniment és un moment de gresca, d’un cert desenfrè, de reunir-se, de relacionar-se.
Estem acostumats a que ens regalin bosses plenes d’objectes de marxandatge.
Que ens convidin a beure i a menjar sense restriccions,
En definitiva, estem acostumats que ens diguin: “Endavant que la casa és gran!”
L’objectiu d’un esdeveniment és donar a conèixer, fer promoció, crear vincles i tot això s’aconsegueix millor en un entorn d’abundància.
Així que sí, en part la necessitat hi és, però…
Tant?
Si pensem que aquesta “casa gran” és el planeta. Seguidament hauríem de pensar en la seva condició de finit.
Fer aquesta reflexió a cada pas de l’operativa de l’esdeveniment farà que al final tinguem en compte més aspectes i aprenem a fer-lo més sostenible.
Com organitzar un esdeveniment sostenible?
Els esdeveniments sostenibles són aquells que no malbaraten, ni embruten, ni contaminen. Que cuiden a les persones que hi treballen i que optimitzen costos tant econòmics com de recursos.
És a dir, que controlen l’impacte negatiu que generen.
Imagineu que us conviden a la presentació d’un nou cosmètic: “Lo más de lo más” contra l’envelliment de la pell de la cara, fet amb productes vegetals.
Hi aneu pensant que els principals arguments de venda seràn el NO maltractament animal, els ingredients ecològics i vegetals, etc. i així és, però us plantegem dos tipus d’escenaris:
Situació 1:
Tota la presentació és a la sala d’un hotel amb aire condicionat, llum artificial, tot i ser al matí, i us obsequien amb bosses de plàstic que contenen objectes de marxandatge dels més bàsics.
El Coffe Break son dolços processats i coberteria i vaixella de plàstic d’un sol ús.
El cafè és de sobre del més comercial i els residus van tots a la mateixa paperera.
Situació 2:
L’esdeveniment se celebra també al matí però a l’aire lliure, als jardins del mateix hotel.
Després de la presentació del producte, hi ha estetistes que apliquen el producte a qui tingui interès i s’entreguen unes bossetes de paper reciclat amb les mostres dels productes.
A la pausa es passen safates amb mini entrepans de pa fresc i artesà, amb melmelades i embotits de productors locals. El cafè és de comerç just i abans d’acabar la presentació la moderadora anuncia el servei alimentari com es mereix.
Tot se serveix en la vaixella del mateix hotel.
Hi ha un taulell on s’explica d’on prové cada producte i s’ofereix la possibilitat de comprar-ne allà mateix.
I ara ve la pregunta:
Quin creieu que al final resultarà en un millor concepte de la marca de cosmètics i en vendes més altes dels productes que es presenten?
Fins aquí la sostenibilitat pot semblar una tendència o moda per vendre més, però ara veurem altres aspectes que ens durán a una altra dimensió.
Què hem de tenir en compte per organitzar esdeveniments sostenibles
Es recomana tenir un pla d’execució pensat en clau sostenible pel conjunt de l’esdeveniment, és a dir per cada part de l’operativa.
Per explicar amb més detall com fer-ho ens hem basat en les recomanacions que la Fundació Biodiversitat posa al nostre abasta a la web eventossotenibles.org
Residus
La quantitat de residus que es generen en poc temps en un esdeveniment pot ser tant elevada com variada i és un dels elements que més esforç requereix si es vol donar una imatge endreçada i neta als assistents.
Per fer-ho es necessita tenir molt clares les 7 R de la gestió de residus
Repensar, Refusar, Reduir, Reutilitzar, Renovar, Reparar, Reciclar
Tenir molt ben controlat el volum de públic i el màxim de càrrega que un espai pot aguantar ajudará a fer una bona previsió del material i del personal necessaris per una bona gestió dels residus.
Aigua i energia:
Sense aquests dos factors no hi ha esdeveniment. No seria possible fer-lo a les fosques i sense aigua. Però les fonts d’energia provenen principalment de la crema de combustibles fòssils. La seva combustió genera gasos d’efecte hivernacle i aquests són els culpables de l’escalfament global i del canvi climàtic.
Per tant, optimitzar energia es converteix en un dels reptes més importants: en un esdeveniment l’us d’aquest recurs, sol ser desmesurat.
Per reduir-lo podem:
- Aprofitar la llum del sol i celebrar l’esdeveniment de dia
- Utilitzar estris que funcionin amb energies renovables, com cuines solars o brasa de carbó vegetal autòcton, millor que gas.
- Generadors que siguin eficients
- Escollir espais ben dotats de llum natural i amb bona ventilació, en cas que sigui a l’interior
Pel que fa a l’aigua, a més de ser un recurs que comença a ser escàs, per bombejar-la i depurar-la es necessita un elevat subministrament elèctric, per exemple.
Accions com instal.lar temporitzadors i difusors a les aixetes, cisternes amb reductor de cabal, o simplement reduint el gel a les begudes, poden marcar la diferència en el volum de consum d’aigua durant l’esdeveniment i a la factura dels organitzadors.
Alimentació
A les dues situacions descrites al principi d’aquest apartat hem parlat del tipus d’aliments que se servien a una presentació o a l’altre.
Si ens fixem en el catering, veurem que representa un dels plats forts de l’esdeveniment i sovint, per no dir sempre, aquest s’acaba valorant pel que s’ha menjat.
Se solen fer àpats ostentosos per impressionar als assistents i donar una millor imatge, però en un esdeveniment sostenible l’alimentació s’hauria de basar en:
- Una bona previsió del nombre de persones a servir per evitar el malbaratament alimentari.
- Productes km0, de temporada y de productors locals.
- Menys carn i més vegetals.
- Receptes autòctones que identifiquin el territori.
- I que tot se serveixi en vaixella de llarga durada o en envasos compostables
Comunicació
És tan important una comunicació sostenible com comunicar la sostenibilitat.
I ara explicarem a grans trets què volem dir amb això.
Anem per parts:
- La comunicació sostenible és aquella que es basa en l’honestedat i fa arriba un missatge clar, respectuós, útil, veraç i contrastat utilitzant un llenguatge inclusiu.
- Comunicar la sostenibilitat, vol dir:
- Informar dels objectius de sostenibilitat de l’esdeveniment a tots aquells que hi tinguin una relació directa: proveïdors, treballadors i assistents.
- Explicar els detalls de com has organitzat cada part de l’esdeveniment per fer-lo més sostenible.
- Avisar els mitjans de comunicació perquè facin eco dels criteris de sostenibilitat que han regit l’organització de l’esdeveniment.
Per tant, cal comunicar els objectius de sostenibilitat per donar exemple i encomanar el sentiment d’urgència. I quan ho fem, tenir presents els valors de l’apartat 1 per elaborar un missatge que cali profundament a les persones que el reben.
Mobilitat
Qui no ha sortit d’una fira, un concert, o un congrés i ha hagut de fer hores de cua, per arribar a casa no a l’hotel?
Per evitar aglomeracions és fonamental disminuir l’afluència de vehicles particulars
- Trobant un lloc accesible a peu o en bicicleta
- Incentivant l’ús del transport públic o col.lectiu
- Facilitant l’accés a persones de mobilitat reduïda.
Per tant, davant la pegunta moda o deure: Què respondries després d’haver llegit el post?
