Organizar eventos sostenibles está pasando de ser una moda a un deber y puede resultar más sencillo de lo que parece si existe la voluntad de hacerlo. Por otra parte, la emergencia climática que vivimos en este momento, debería ser suficiente para que las empresas dejen de ver la sostenibilidad como una tendencia, para empezar a verla como una apuesta clara de futuro.

Por naturaleza un evento concentra un elevado número de personas, en un mismo espacio y en un periodo corto de tiempo.

Su organización conlleva un gran consumo de recursos energéticos y alimentarios, un elevado número de desplazamientos, supone una invasión por el entorno donde se celebra y un gran esfuerzo de comunicación.

Por todos estos motivos, se estima que es uno de los sectores que más impacto negativo genera.

El mayor reto al que se enfrenta una empresa a la hora de organizar un evento sostenible es llegar al mismo nivel de satisfacción, disminuyendo el consumo de recursos.

¿Qué son los eventos sostenibles?

En 1987 el informe Brundtland definió el desarrollo sostenible como

«Aquel que garantiza las necesidades de las generaciones actuales, sin comprometer las posibilidades de desarrollo de las generaciones futuras, para satisfacer sus propias«

Y ponemos en negrita «para satisfacer sus propias«, porque es donde está la clave de todo.

Son reales las necesidades que tenemos, o están sobredimensionadas?

Estamos acostumbrados a que un evento es un momento de fiesta, de un cierto desenfreno, de reunirse, de relacionarse.

Estamos acostumbrados a que nos regalen bolsas llenas de objetos de merchandising que no sirven para nada.

Que nos inviten a beber y comer (es muy típico barrer con todo, sobre todo en las ferias).

En definitiva, estamos acostumbrados a que nos digan: «Adelante que la casa es grande!»

El objetivo de un evento es dar a conocer, promocionar, crear vínculos y todo esto se consigue mejor en un entorno de abundancia.

Así que sí, en parte la necesidad está ahí, pero …

Tanto?

Si pensamos que esta «casa grande» es el planeta. Seguidamente deberíamos pensar en su condición de finito.

Hacer esta reflexión a cada paso de la operativa del evento hará que al final tengamos en cuenta más aspectos y aprendemos a hacerlo más sostenible.

Cómo organizar un evento sostenible?

Los eventos sostenibles son aquellos que no derrochan, ni ensucian, ni contaminan. Que cuidan a las personas que trabajan y que optimizan costes tanto económicos como de recursos.

Es decir, que controlan el impacto negativo que generan.

Imaginaos que os invitan a la presentación de un nuevo cosmético. «Lo más de lo más» contra el envejecimiento de la piel de la cara, hecho con productos vegetales.

Vais pensando que los principales argumentos de venta serán el NO maltrato animal, los ingredientes ecológicos y vegetales, etc. y así es pero os planteamos dos tipos de escenarios:

Situación 1:

Toda la presentación es en la sala de un hotel con aire acondicionado, luz artificial, a pesar de ser por la mañana, y os obsequian con bolsas de plástico que contienen objetos de merchandising de los más básicos.

El Coffe Break son dulces procesados y cubertería y vajilla de plástico de un solo uso. El café es de sobre del más comercial y los residuos van todos en la misma papelera.

Situación 2:

El evento se celebra también la mañana pero al aire libre, en los jardines del mismo hotel.

Tras la presentación del producto, hay esteticistas que aplican el producto a quien tenga interés y se entregan unas bolsitas de papel reciclado con las muestras de los productos.

En la pausa se pasan bandejas con mini bocadillos de pan fresco y artesano, con mermeladas y embutidos de productores locales. El café es de comercio justo y antes de terminar la presentación la moderadora anuncia el servicio alimentario como se merece.

Todo se sirve en la vajilla del mismo hotel.

Hay un mostrador donde se explica de dónde proviene cada producto y se ofrece la posibilidad de comprar allí mismo.

Y ahora viene la pregunta:

¿Cuál creéis que al final resultará en un mejor concepto de la marca de cosméticos y en ventas más altas de los productos que se presentan?

Hasta aquí la sostenibilidad puede parecer una tendencia o moda para vender más, pero ahora veremos otros aspectos que nos llevarán a otra dimensión.

¿Qué debemos tener en cuenta para organizar eventos sostenibles

Se recomienda tener un plan de ejecución pensado en clave sostenible por el conjunto del evento, es decir por cada parte de la operativa.

Para explicar con más detalle cómo hacerlo nos hemos basado en las recomendaciones que la Fundación Biodiversidad pone a nuestro abasto en la web eventossotenibles.org

Residuos

La cantidad de residuos que se generan en poco tiempo en un evento puede ser tan elevada como variada y es uno de los elementos que más esfuerzo requiere si se quiere dar una imagen ordenada y limpia a los asistentes.

Para ello se necesita tener muy claras las 7 R de la gestión de residuos

Repensar, Rechazar, Reducir, Reutilizar, Renovar, Reparar, Reciclar

Tener muy bien controlado el volumen de público y el máximo de carga que un espacio puede aguantar ayudará a hacer una buena previsión del material y del personal necesarios para una buena gestión de los residuos.

Agua y energía:

Sin estos dos factores no hay evento. No sería posible hacerlo a oscuras y sin agua. Pero las fuentes de energía provienen principalmente de la quema de combustibles fósiles. Su combustión genera gases de efecto invernadero y estos son los culpables del calentamiento global y del cambio climático.

Por lo tanto, optimizar energía se convierte en uno de los retos más importantes: en un evento el uso de este recurso, suele ser desmedido.

Para reducirlo podemos:

  • Aprovechar la luz del sol y celebrar el evento de día
  • Utilizar utensilios que funcionen con energías renovables, como cocinas solares o brasa de carbón vegetal autóctono, mejor que gas.
  • Generadores que sean eficientes
  • Elegir espacios bien dotados de luz natural y con buena ventilación, en caso de que sea en el interior

En cuanto al agua, además de ser un recurso que empieza a ser escaso, para bombearla y depurarla se necesita un elevado suministro eléctrico, por ejemplo.

Acciones como instalar temporizadores y difusores en los grifos, cisternas con reductor de caudal, o simplemente reduciendo el hielo en las bebidas, pueden marcar la diferencia en el volumen de consumo de agua durante el evento y en la factura de los organizadores.

Alimentación

En las dos situaciones descritas al principio de este apartado hemos hablado del tipo de alimentos que se servían a una presentación o al otro.

Si nos fijamos en el catering, veremos que representa uno de los platos fuertes del evento y a menudo, por no decir siempre, este acaba valorando lo que se ha comido.

Se suelen hacer comidas ostentosos para impresionar a los asistentes y dar una mejor imagen, pero en un evento sostenible la alimentación debería basarse en:

  • Una buena previsión del número de personas a servir para evitar el desperdicio alimentario.
  • Productos km0, de temporada y de productores locales.
  • Menos carne y más vegetales
  • Recetas autóctonas que identifiquen el territorio.
  • Y que todo se sirva en vajilla de larga duración o en envases compostables

Comunicación

Es tan importante una comunicación sostenible que comunicar la sostenibilidad.

Y ahora explicaremos a grandes rasgos qué queremos decir con esto.

Vamos por partes:

  1. La comunicación sostenible es aquella que se basa en la honestidad y hace llega un mensaje claro, respetuoso, útil, veraz y contrastado utilizando un lenguaje inclusivo.
  1. Comunicar la sostenibilidat, quiere decir:
  • Informar de los objetivos de sostenibilidad del evento a todos aquellos que tengan una relación directa: proveedores, trabajadores y asistentes.
  • Explicar los detalles de cómo has organizado cada parte del evento para hacerlo más sostenible.
  • Avisar a los medios de comunicación para que hagan eco de los criterios de sostenibilidad que han regido la organización del evento.

Por lo tanto, hay que comunicar los objetivos de sostenibilidad para dar ejemplo y contagiar el sentimiento de urgencia. Y cuando lo hacemos, tener presentes los valores del apartado 1 para elaborar un mensaje que cale profundamente en las personas que lo reciben.

Mobilidad

¿Quién no ha salido de una feria, un concierto, o un congreso y ha tenido que hacer horas de cola, para llegar a casa no en el hotel?

Para evitar aglomeraciones es fundamental disminuir la afluencia de vehículos particulares

  • Encontrando un lugar accesible a pie o en bicicleta
  • Incentivando el uso del transporte público o colectivo
  • Facilitando el acceso a personas de movilidad reducida.

Por tanto, ante la pegunta moda o deber: ¿Qué responderías después de haber leído el post?