El desànim general ens du a pensar que l’organització d’esdeveniments durant el 2021 serà molt baixa…o nul.la. Però no és cert. Malgrat que s’ha reduït molt el nombre, la realitat no és tan dolenta.
Tenim un sector que s’ha reinventat, que no es rendeix, que té ganes de no perdre el contacte amb les persones i que arriba amb opcions interessants i noves visions.
Tendències en l’organització d’esdeveniments pel proper 2021
Després d’un any de conviure amb la COVID19, els canvis i avanços que es preveien pels pròxims deu anys, s’han precipitat en menys de deu mesos.
Durant el 2020 les empreses han hagut de canviar la manera d’organitzar esdeveniments tal com els coneixíem fins ara, per adaptar-se a les noves circumstàncies, a les noves tecnologies i a unes mesures de seguretat molt estrictes.
Voleu saber com es fa? Doncs acompanyeu-nos!
Seguretat i previsió
Aquest any la seguretat primarà en l’organització de qualsevol esdeveniment, sobretot en dos aspectes clau:
- La higiènica i sanitària: les mesures i els protocols contra el COVID s’han extremat per tal de superar les expectatives dels clients. Fer-los perdre la por al contagi i fer-los sentir segurs han de ser les principals missions dels organitzadors.
- L’econòmica: les polítiques de cancel·lació, els límits de les assegurances i les responsabilitats de les part integrants han de ser molt clares. Una bona previsió ens pot evitar perdre sumes importants de diners i moltes discussions.
Aforaments reduïts
Vetllar per la seguretat és mantenir la distància social i per tant, no es poden reunir molts assistents dins un mateix espai.
Així doncs, organitzar petits esdeveniments, d’entre 6 i 10 persones, tal com marquen les recomanacions de sanitat es es que millor resultará.
L’avantatge del petit format és que és molt senzill d’organitzar, i per tant se’n poden fer molt sovint. També permet saber ràpidament si funcionen i, en cas que no, canviar-ne el rumb de cara al següent.
La tecnologia: protagonista indiscutible
Durant els mesos de confinament i teletreball es van disparar els “webinars”, les reunions i formacions virtuals…
Fins i tot, els vermuts virtuals!
Per moltes empreses, el nou escenari ha resultat ser una gran revelació i han experimentat grans reduccions de costos en desplaçaments, lloguers i en temps.
El món dels esdeveniments també s’ha hagut d’adaptar a aquesta nova conjuntura i el concepte d’esdeveniment híbrid, ja no ens sona a res estrany.
És un format que ha arribat per quedar-se ja que, a més a més d’abaratir costos, s’ha demostrat que pot reunir a molts més assistents.
La posada en escena i la interacció
Per aconseguir efectes similars als esdeveniments presencials, una de les claus dels esdeveniments virtuals es aconseguir el màxim d’interacció entre participants.
L’objectiu és arribar a les emocions i captar l’atenció dels participants.
En aquesta línia, algunes de les empreses capdavanteres en la matèria han optat per un plató de televisió propi, des d’on emeten l’esdeveniment.
Al plató, de forma presencial, hi ha un públic reduït, uns presentadors i diferents convidats que gestionen la dinàmica de l’esdeveniment.
La resta d’assistents ho segueixen des de casa i la clau perquè no es desmarquin, és despertar el seu interès i les ganes de participar.
Jocs, taules rodones, sales virtuals, networking virtual, tot és benvingut, ja que aquests elements seran els que determinaran l’èxit o el fracàs de la trobada.
Pels que hi estigueu interessats hi ha plataformes que ja s’estan especialitzant en aquest tipus d’esdeveniment i van més enllà de la típica videotrucada.
Us deixem aquest enllaç amb unes quantes per si ho voleu consultar.
Experiències de proximitat
La proximitat estarà molt present en l’organització d’esdeveniments durant el 2021.
Les empreses no es poden arriscar a enviar els seus treballadors massa lluny per por a tancaments perimetrals, tocs de queda, etc.
En aquest aspecte les destinacions prop de Barcelona i amb bones comunicacions, com el Maresme, poden sortir-ne beneficiades.
D’altra banda, per part de les empreses organitzadores, creix una tendència solidària cap als proveïdors de serveis MICE del territori (hotels, activitats complementàries, sales, restaurants).
El producte local de qualitat i tracte acurat i personalitzat, son atributs que no poden faltar.
La sostenibilitat
Actualment aquest tema és una constant en les nostres vides: aconseguir un estil de vida més sostenible és el repte més gran que, ara mateix, tenim com a societat.
Consumir el mínim de recursos possibles i generar el mínim de residus, serien els objectiu dels organitzadors d’un esdeveniment sostenible.
Els esdeveniments amb un component social, també tenen molt bona acollida entre els participants: a tots ens agrada aportar el nostre granet de sorra a una bona causa.
Quin és el repte més gran pels events del futur?
Abordar una situació com l’actual, en un sector que es basa en les trobades personals, no és una tasca fàcil.
Però tot depèn molt de la visió de futur que es tingui.
Planificar la feina més enllà de tres o quatre mesos en un entorn tan canviant, potser no és el més encertat. Però per altra banda, sí que és important aprendre a pensar en un mitjà – llarg termini.
Aquesta situació no durarà per sempre, però ens durà canvis molt profunds i és molt possible que sigui l’avantsala d’un escenari molt diferent del que teníem abans de la pandèmia, un entrenament.
Recordem que tenim un canvi climàtic que es preveu devastador, i que el tema de la sostenibilitat, que ara es planteja com una tendència, aviat serà una necessitat.
Davant d’aquesta possibilitat, el què més ens ha d’interessar ara mateix són els aprenentatges que traiem de tot això.
Es posible que aquesta austeritat sobtada que hem hagut d’aplicar a correcuïta durant els darrers mesos, l’haguem d’allargar en el temps per resoldre problemes més grossos que la pandemia.
