El desánimo general nos lleva a pensar que la organización de eventos durante el 2021 será muy baja … o nula Pero no es cierto. Aunque se ha reducido mucho el número, la realidad no es tan mala.
Tenemos un sector que se ha reinventado, que no se rinde, que tiene ganas de no perder el contacto con las personas y que llega con opciones interesantes y nuevas visiones.
Tendencias en la organización de eventos para el próximo 2021
Después de un año de convivir con la COVID19, los cambios y avances que se preveían para los próximos diez años, se han precipitado en menos de diez meses.
Durante el 2020, las empresas han tenido que cambiar la manera de organizar eventos tal como los conocíamos hasta ahora, para adaptarse a las nuevas circunstancias, a las nuevas tecnologías y a unas medidas de seguridad muy estrictas.
¿Queréis saber cómo se hace? Pues acompañadnos!
Seguridad y previsión
Este año la seguridad primará en la organización de cualquier evento, sobre todo en dos aspectos clave:
- La higiénica y la sanitaria: las medidas y los protocolos contra el COVID se han extremado para superar las expectativas de los clientes. Hacerles perder el miedo al contagio y hacerlos sentir seguros deben ser las principales misiones de los organizadores.
- La económica: las políticas de cancelación, los límites de los seguros y las responsabilidades de las parte integrantes deben ser muy claras. Una buena previsión puede evitar perder sumas importantes de dinero y muchas discusiones.
Aforos reducidos
Velar por la seguridad es mantener la distancia social y por tanto, no se pueden reunir muchos asistentes dentro de un mismo espacio.
Así pues, organizar pequeños eventos, de entre 6 y 10 personas, tal y como marcan las recomendaciones de sanidad es lo que mejor resultará.
La ventaja del pequeño formato es que es muy sencillo de organizar, y por tanto se pueden hacer muy a menudo. También permite saber rápidamente si funcionan y, en caso de que no, cambiar el rumbo de cara al siguiente.
La tecnología: protagonista indiscutible
Durante los meses de confinamiento y teletrabajo se dispararon los «webinars», las reuniones y formaciones virtuales …
Incluso, los vermuts virtuales!
Para muchas empresas, el nuevo escenario ha resultado ser una gran revelación y han experimentado grandes reducciones de costes en desplazamientos, alquileres y en tiempo.
El mundo de los eventos también se ha tenido que adaptar a esta nueva coyuntura y el concepto de evento híbrido, ya no nos suena a nada extraño.
Es un formato que ha llegado para quedarse ya que, además de abaratar costes, se ha demostrado que puede reunir a muchos más asistentes.
La puesta en escena y la interacción
Para conseguir efectos similares a los eventos presenciales, una de las claves de los eventos virtuales es conseguir el máximo de interacción entre participantes.
El objetivo es llegar a las emociones y captar la atención de los participantes.
En esta línea, algunas de las empresas líderes en la materia han optado por un platón de televisión propio, desde donde emiten el evento.
En el plató, de forma presencial, hay un público reducido, unos presentadores y diferentes invitados que gestionan la dinámica del evento.
El resto de asistentes lo siguen desde casa y la clave para que no se desmarquen, es despertar su interés y las ganas de participar.
Juegos, mesas redondas, salas virtuales, networking virtual, todo es bienvenido, ya que estos elementos serán los que determinarán el éxito o el fracaso del encuentro.
Para los que estén interesados hay plataformas que ya se están especializando en este tipo de evento y van más allá de la típica videollamada.
Os dejamos este enlace con unas cuantas por si lo queréis consultar.
Experiencias de proximidad
La proximidad estará muy presente en la organización de eventos durante el 2021.
Las empresas no pueden arriesgarse a enviar sus trabajadores demasiado lejos por miedo a cierres perimetrales, toques de queda, etc.
En este aspecto los destinos cerca de Barcelona y con buenas comunicaciones, como el Maresme, pueden salir beneficiadas.
Por otro lado, por parte de las empresas organizadoras, crece una tendencia solidaria hacia los proveedores de servicios MICE del territorio (hoteles, actividades complementarias, salas, restaurantes).
El producto local de calidad y trato esmerado y personalizado, son atributos que no pueden faltar.
La sostenibilidad
Actualmente este tema es una constante en nuestras vidas: conseguir un estilo de vida más sostenible es el reto más grande que, ahora mismo, tenemos como sociedad.
Consumir el mínimo de recursos posibles y generar el mínimo de residuos, serían los objetivo de los organizadores de un evento sostenible.
Los eventos con un componente social, también tienen muy buena acogida entre los participantes: a todos nos gusta aportar nuestro granito de arena a una buena causa.
¿Cuál es el mayor reto para los eventos del futuro?
Abordar una situación como la actual, en un sector que se basa en los encuentros personales, no es una tarea fácil.
Pero todo depende mucho de la visión de futuro que se tenga.
Planificar el trabajo más allá de tres o cuatro meses en un entorno tan cambiante, quizás no es lo más acertado. Pero por otro lado, sí es importante aprender a pensar en un medio – largo plazo.
Esta situación no durará para siempre, pero nos llevará cambios muy profundos y es muy posible que sea la antesala de un escenario muy diferente al que teníamos antes de la pandemia, un entrenamiento.
Recordemos que tenemos un cambio climático que se prevé devastador, y que el tema de la sostenibilidad, que ahora se plantea como una tendencia, pronto será una necesidad.
Ante esta posibilidad, lo que más nos debe interesar ahora mismo son los aprendizajes que sacamos de todo esto.
Es posible que esta austeridad súbita que hemos tenido que aplicar a toda prisa durante los últimos meses, la tengamos que alargar en el tiempo para resolver problemas más grandes que la pandemia.
