Ha llegado la hora de que conozcas los eventos híbridos.
Sí híbridos, lo has entendido bien … Y no. No tiene nada que ver con los coches.
Si en 2020 ha dejado tu empresa fuera de juego en materia de eventos, has perdido contacto con muchos clientes y tu equipo flaquea, es el momento de retomar el control de la situación.
Olvídate de las limitaciones de lugar y de tiempo y explora las opciones que un evento híbrido tipo puede aportar a tu empresa.
¿Qué son los eventos híbridos?
Este tipo de eventos nace de la necesidad de seguir conectando personas, a pesar de las restricciones de movilidad.
Podríamos decir que son la respuesta del sector para sobrevivir a la pandemia.
El teletrabajo, los webinars o las formaciones online han llegado para quedarse, pero no dejan de ser acciones con poca interacción.
Un evento híbrido va más allá de todo esto: su objetivo es sorprender, es hacer vivir una experiencia memorable a los asistentes, es alegrar la vida de las personas vinculadas a la empresa. Es mimarlas.
Por lo tanto para respetar las limitaciones de movilidad y de aforos la solución ha sido la combinación entre un evento híbrido y un virtual, donde la interacción entre ambos es la clave del éxito.
¿Qué ventajas tienen?
Los eventos híbridos tienen cuatro ventajas principales:
- Son menos costosos de producir.
- Pueden reunir más personas que un presencial.
- Nos ahorran tiempo en desplazamientos.
- Son más sostenibles.
Una de las cosas positivas que nos ha enseñado la pandemia es que con menos podemos hacer mucho, y que lo que creíamos impensable, ahora es el pan de cada día.
Así pues, ahora mismo con un buen acceso a Internet y una buena plataforma virtual, se pueden conectar incluso más personas que en un evento presencial.
Hay plataformas especializadas en este tipo de eventos que pueden llegar a acoger hasta 50.000 personas.
Y por si fuera poco se reducen costes en producción y desplazamientos, al tiempo que se evitan grandes cantidades de residuos (papel, comida, plásticos) y de emisiones de gas de efecto invernadero.
5 consejos para eventos híbridos de éxito.
Interacción
En un evento híbrido lo que más se debe tener en cuenta son los asistentes virtuales.
No debemos dejar que se aburran.
La parte presencial del evento la encabezarán organizador, ponentes, invitados, es decir todos aquellos que ofrecen el evento, puede haber incluso un público reducido.
Se trata de ofrecer una especie de espectáculo televisivo, donde la interacción entre unos y otros debe ser el objetivo principal.
Desde gamificació, quizs, cajas sorpresas recibidas en casa, llamadas telefónicas, salas de networking, mesas redondas, etc. todo será bienvenido si se hace de este momento una experiencia agradable, memorable y formativa.
1. Contenido
El contenido debe estar muy bien pensado y en consonancia al público al que nos dirigimos, también a la finalidad del evento.
Puede ser contenido educativo, corporativo o promocional, o una combinación de todos dependiendo del alcance del evento, pero sea cual sea, debe ser contenido de calidad, que aporte mucho valor y que no resulte pesado ni cargante.
Los discursos largos y muy técnicos no son aptos para un evento de este tipo.
Estos se deben sustituir por contenidos audiovisuales o charlas más distendidas, donde no se olvide nunca que los asistentes virtuales deben ser una parte integrante del discurso, no sólo meros espectadores.
2. Recortar timmings
El tiempo es un factor muy importante. En los eventos híbridos, lo que antes se llamaba en todo un día, ahora hay que decir en un par de horas, como mucho.
Tener a tantas personas reunidas durante más tiempo, no suele funcionar, sobre todo si son eventos enfocados a presentaciones de producto para futuros clientes.
Es posible que si es un evento interno, pueda ser más largo, pero será difícil mantener alta la energía durante más de dos horas.
3. Es necesario contar con un plató de T.V.?
Están surgiendo empresas que se dedican a esto: a montar platós de T.V. dentro de las empresas para ofrecer eventos con una calidad de imagen profesional que sin lugar a dudas hará el evento mucho más atractivo.
Así que no es necesario tener uno propio, se puede alquilar el servicio el día del evento.
4. Seguimiento durante y después del evento
El seguimiento post evento ya era imprescindible en los presenciales, pero ahora, en los eventos híbridos, se añade el seguimiento durante el acto.
Como las tecnologías nos permiten saber quién está conectado y quién no, porque no aprovecharlo para mantener la audiencia?
Tener un equipo de personas que vayan controlando quién está participando puede ser una buena manera de hacer subir la participación.
Sólo se trata de enviar algún mensaje amable y motivador, por Whatsapp por ejemplo, cuando vemos que alguien se desconecta.
5. Encuentra la plataforma más acertada para tus eventos híbridos
Toda esta precipitación de cambios ha hecho que se acelere la creación de nuevas plataformas para eventos híbridos y virtuales.
Tenemos plataformas donde se puede jugar, donde se pueden hacer pequeñas salas de reuniones simultáneas, espacios de networking, en fin, cosas realmente divertidas y muy innovadoras.
Encontrar la más acertada a veces no es tan fácil, pero si quieres profundizar un poco en el tema te dejamos este artículoque te presenta las más utilizadas.
También, en el pasado post de Cómo serán los eventos del 2021? encontrarás información adicional.
Esperamos que te haya resultado interesante el artículo que acabas de leer y que te animes a seguirnos y dejar tus comentarios.
Muchas gracias y hasta pronto.
